部署やチームで1つのIDとパスワードを使い回す共有アカウント（共用ID）は、今も多くの企業で使われています。「誰が操作したか分からない」という弱点があり、事故のときの原因究明を難しくします。
一方で、残っている現場には事情もあります。この記事では、その事情を踏まえたうえで、業務を止めずに共有アカウントの廃止へ進める手順と、どうしても残す場合の代替案を解説します。
共有アカウントとは？生まれる現場の事情
共有アカウントは、担当者の意識が低いから生まれるわけではありません。多くは次の合理的な理由の積み重ねです。
- ライセンス費用 — ユーザー数課金のサービスで、人数分のIDを用意すると費用が増える
- 引き継ぎの手間 — 担当者が変わるたびのID発行や設定が煩雑で、共有IDのまま引き継ぐ
- 現場の慣習 — 受付端末、工場の共用PC、店舗のレジなど、以前からそう運用されてきた
- システム側の制約 — 古い業務システムや機器で、複数IDを作れない、管理者IDが1つしかない
廃止を進める出発点
共有アカウントに固有のリスク
リスクは、1つのIDを複数人で使う構造そのものから生まれます。
- 操作の追跡ができない — ログにはIDしか残らず、実際に誰が操作したか特定できない
- 退職者や異動者が使い続けられる — 個人IDなら無効化で済むが、共有IDはパスワードを知る全員が使える（退職者アカウントの棚卸しと削除）
- パスワードが長く変わらない — 変えると全員への周知が要り、後回しになる
- 多要素認証と両立しにくい — 受け取り先を1人に固定すると不在時に業務が止まり、導入が見送られがち（多要素認証の基本）
共有されたまま変わらないパスワードは、漏れたときの影響範囲も読みにくくなります（パスワード漏えいの影響）。
なぜ「追跡できない」ことが実務で問題になるのか
この弱点は、普段は目に見えません。問題になるのは次の場面です。
- 事故時の原因究明 — 情報が外に出た、データが消えたとき、操作記録だけでは範囲を絞れず対応が長引く
- 内部不正の抑止 — 自分の操作が残るという前提が抑止力になるが、共有IDでは成り立たない
- 監査や取引先への説明 — 共有IDの存在は説明しにくい項目になる（SCS評価制度の解説記事）
業務を止めずに廃止へ進める手順
一斉に切り替えると、かえって業務が止まります。次の順で段階的に進めます。
廃止までの4段階
- 1
棚卸しで洗い出す
どこに共有IDがあり誰が使うか
- 2
優先度をつける
業務影響・情報の重要度が高い順
- 3
個人IDへ分割
発行と削除の流れもルール化
- 4
分割できないものは補う
後述の緩和策
洗い出しはIDの棚卸しとあわせると効率的です。ルール化は入社から退職までのIDライフサイクル、記録の維持はアカウント管理台帳の運用と限界で扱っています。
どうしても残す場合の緩和策
技術的な制約で残す場合は、共有を前提に管理下に置きます。
- 利用者を限定して記録する — 使える人を最小限に絞って台帳に明記する。利用申請や使用記録を紙や別システムで残すだけでも追跡性は上がる
- 変更のタイミングを決める — 定期の変更に加え、利用者が抜けたとき（退職・異動・委託終了）に必ず変える
- 認証を強化する — 多要素認証が使えるか確認し、難しければアクセス元や端末を限定して補う（Windows OSログインの2要素認証）
これらは廃止の代わりではなく、廃止できるまでの暫定措置です。制約の原因になっているシステムを更新するときに、あらためて個人IDへの分割を検討してください。
使用記録を紙で残す手間は、全PC・サーバーのログイン記録を1か所に集めておくと減ります。誰がいつどのPCに入ったかを、使ったスマホまで含めて画面1つで絞り込め、何かあったときにその場にいた全員が疑われることもありません（アプリップリキー）。さらに、ログインを本人のスマホを鍵にしたワンタッチログインにすると、誰が入ったかが1人ずつ記録に残ります（PC版・サーバー版）。毎回の操作はスマホでワンタッチなので、現場の手間はほとんど増えません。
入れたあと日々の仕事で変わること
共有IDをやめる理由は、追跡のためだけではありません。普段の仕事も楽になります。たとえば退職・異動のとき、共有IDだと全員にパスワード変更を伝え直す必要がありますが、個人ごとにスマホを鍵にしておけば、席まで行かずにその人のスマホの登録を外すだけで済みます。取引先のチェックシートや監査で「誰がどのPCを使ったか」と聞かれたときも、ログイン記録をCSVで出してその日に答えられます。共有PCのある受付や工場でも、記録が1人ずつ残るので、紙の使用記録をつける手間が減ります。
アカウントは分けたうえで、1台のPCを複数人が使う運用が残る場合があります。その環境での認証の入れ方は 共有PCの認証で扱っています。
いまの運用を棚卸ししてみる
共有アカウントがどこに残っているかは、棚卸しをしてみないと分からないことが多くあります。applippliの無料棚卸しでは、10問・約3分で、自社のID・アカウント管理の対応状況を「解決済み／一部解決／人手で対応／未解決」に仕分けた一覧にできます。廃止の優先度を考える前の現状把握として、ご活用ください。