退職者のパソコン初期化の前にチェックすることデータ・ログイン記録・アカウントの確認手順

退職者からパソコンが返ってきたら、初期化する前に「引き継ぐもの」と「残しておくもの」を確かめると、後から困らずに済みます。初期化してしまうと、業務のデータも、いつ誰が使ったかの記録も戻せないからです。この記事では、確かめる順番と、Windowsでの具体的な手順を説明します。

チェックリスト

業務データと保存パスワードを確かめる

まず、デスクトップ・ドキュメント・ダウンロードに業務のファイルが残っていないかを見ます。OneDriveを使っている場合は、タスクバーの雲のアイコンで同期が最後まで終わっているかも確かめます。同期が止まったままのファイルは、PCの中にしかありません。

次に、ブラウザ（ChromeやEdge）の設定にある「パスワード」の一覧を見ます。ここに並ぶのは、退職者が業務で使っていたサービスの一覧です。部署で共有しているアカウントが含まれていたら、そのパスワードを変更します。Windowsの「資格情報マネージャー」（コントロールパネル）には、共有フォルダやリモートデスクトップの接続先の資格情報が残っていることがあります。

本人しかパスワードを知らないときの入り方

退職者がパスワードを伝えずに辞めた場合、ローカルアカウントなら、同じPCの別の管理者アカウントで設定し直せます。管理者のPowerShellで次を実行すると、新しいパスワードを2回聞かれます。

net user 退職者のユーザー名 *

全PC・サーバーを1か所で管理できます（アプリップリキー）。退職のたびにPCを開いて記録を探さなくても、ログイン記録を利用者の名前で検索してCSVで出せます。退職者のスマホの登録解除やローカルアカウントの無効化も、席まで行かずに管理画面から済ませられます。さらに、PC及びサーバーのログインを本人のスマホを鍵にしたワンタッチログインにできます（PC版・サーバー版）。

価格と初月無料を見る資料を見る（PDF）

PC版 月1,800円／台（初期費用0円）・サーバー版 月20,000円／台。初月無料ではじめられます（税別・目安）

ログイン記録とUSB接続の履歴を残す

退職後に「最後にいつPCを使ったか」「データを持ち出していないか」を聞かれることがあります。こうした記録はPCの中にしかなく、初期化すると消えます。調べる可能性が少しでもあれば、初期化の前に保存します。

ログインの記録（セキュリティログ）

管理者のPowerShellで、退職者のユーザー名でのログインを新しい順に出し、CSVに保存します。

$user = '退職者のユーザー名'
Get-WinEvent -FilterHashtable @{ LogName = 'Security'; Id = 4624, 4625 } |
  Where-Object { $_.Properties[5].Value -eq $user } |
  Select-Object TimeCreated, Id, @{ n = 'ログオンの種類'; e = { if ($_.Id -eq 4624) { $_.Properties[8].Value } else { $_.Properties[10].Value } } } |
  Export-Csv "$env:USERPROFILE\Desktop\login-$user.csv" -Encoding UTF8 -NoTypeInformation

4624が成功、4625が失敗です。ログオンの種類が2なら画面の前でのログイン、10ならリモートデスクトップでのログインです。セキュリティログは容量を超えると古いものから上書きされるため、数か月前の記録は残っていないことがあります。ログをまるごと残すなら、イベントビューアーでセキュリティログを右クリックし「すべてのイベントを名前をつけて保存」で .evtx ファイルにします。

つないだUSBメモリ・外付けディスク

Get-ChildItem 'HKLM:\SYSTEM\CurrentControlSet\Enum\USBSTOR' |
  ForEach-Object { Get-ChildItem $_.PSPath } |
  ForEach-Object { Get-ItemProperty $_.PSPath } |
  Select-Object FriendlyName, PSChildName

このPCに一度でもつながった記憶装置の製品名と、機器ごとの番号が並びます。いつつないだか、何をコピーしたかまでは分かりません。会社が貸与したUSBメモリと照らし合わせる目安として使います。

アカウントを止めて初期化する

アカウントは、いきなり削除せず、まず無効化します。引き継ぎ漏れが見つかったときに、元に戻せるからです。このPCのローカルアカウントは、管理者のPowerShellで次のように止めます。

net user 退職者のユーザー名 /active:no

ADのドメインアカウントやMicrosoft 365のアカウントは、PCではなく、それぞれの管理画面で止めます。アカウントの側でやることの全体は、退職者アカウントの削除・無効化の手順にまとめています。

記録の保存と引き継ぎが済んだら、設定 → システム → 回復 → 「PCをリセットする」→「すべて削除する」で初期化します。社外に出す・廃棄する場合は、オプションの「ドライブのクリーニング」を選ぶと、データが読み出されにくくなります。BitLockerを使っている場合は、初期化の前に回復キーが台帳側に控えてあるかも確かめてください。

退職のたびの手間を減らす

アプリップリキーを使うと、アプリップリキーを入れた全PC・サーバーについて、次のことができます。

• 最後にいつ使ったかがすぐ出せる：ログインの記録（日時・利用者・接続元のPC名とIPアドレス・使ったスマホ）を利用者の名前で検索し、CSVで出せます。ログは10年間保存されるので、PCを初期化した後や、半年後に聞かれたときも出せます。
• 止める作業が管理画面で済む：退職者のスマホの登録を解除し、ローカルのWindowsアカウントを無効化できます。PCを1台ずつ開く必要がありません。ADのドメインアカウントは、これまでどおりADの側で止めます。
• 個人のスマホでも外せる：2要素認証に個人のスマホを使っていた場合も、そのスマホの登録を遠隔で外せます。本人にスマホを持ってきてもらう必要はありません。
• 台帳と見比べやすい：どのPCを誰が使っているか（利用者）とOSが1画面に並び、7日以上連絡のないPCも一覧で分かるので、台帳と照らし合わせる手間が減ります。

ADは要らず、ワークグループのPCでもそのまま使えます。管理の機能は、インターネットにつながっているPC・サーバーが対象です。

さらに、アプリップリキーはPC及びサーバーのログインを本人のスマホを鍵にしたワンタッチログインにします（PC版・サーバー版。リモートデスクトップでのログインも対象）。退職者がパスワードを覚えていても、スマホの登録を解除すれば入れません。共有アカウントのパスワードを退職のたびに変える手間も減ります。

入社・異動・退職の流れ全体をどう決めておくかは、入社・異動・退職時のアカウント管理、PCの台帳の作り方はPC管理台帳の項目とExcelでの作り方にまとめています。

よくある質問

いまの運用を棚卸ししてみる

退職者の扱いのように、人が覚えていることで回している作業は、ログインの記録や共有PCの扱いなどにも残っていることがあります。applippliの無料棚卸しでは、10問・約3分で、PCログインまわりの対応状況を「解決済み／一部解決／人手で対応／未解決」に仕分けた一覧にできます。個人情報の入力は不要で、会員登録もありません。

参考・出典

• Microsoft Learn「4624(S): アカウントが正常にログオンしました」
• Microsoft Learn「net user」

※ 本記事は2026年11月時点の一般的な解説です。退職者のPCの記録を調べるときは、就業規則や社内の規程に沿って行ってください。