PC管理台帳の項目とExcelでの作り方　手入力の更新をやめていつも最新にする方法

PC管理台帳は、会社のPCが何台あり、誰が使っていて、どんな状態かを1枚で見られるようにする表です。作るのは簡単ですが、続けるのが大変です。この記事では、載せる項目、Excelでの作り方のコツ、PCから情報を自動で集める方法、台帳を手で更新しなくて済むようにする方法を順に説明します。

台帳づくりの順番

1
項目を決める
まずは8つ
2
Excelで表にする
1行1台・プルダウン
3
変わる項目は自動で集める
PowerShell → CSV
4
更新の手間をなくす
1画面で管理

PC管理台帳に載せる項目

項目を増やしすぎると、埋まらない列が増えて続かなくなります。最初は「必須」の8つだけで始め、困ったときに足すのが続けるコツです。

項目	区分	何に使うか
管理番号	必須	本体に貼るシールと台帳をつなぐ。PC名を変えても追える
PC名	必須	ネットワークやログの記録で、どのPCかを見分ける
利用者・部署	必須	入社・退職・異動のときに、どのPCを回収・設定するかが分かる
機種・シリアル番号	必須	修理・保証・リース返却の問い合わせに使う
OSとバージョン	必須	サポート切れや更新の遅れているPCを見つける
購入日・リース期限	必須	入れ替えの時期と予算を前もって決められる
状態	必須	使用中／予備／修理中／廃棄済みを分け、台数を正しく数える
最終確認日	必須	その行がいつの情報かが分かる。古い行から確かめ直せる
Cドライブの空き容量	あると便利	「動きが遅い」「更新が入らない」の原因を先に見つける
Office・ブラウザの版	あると便利	サポートが切れたOfficeが残っていないかを確かめる
設置場所・持ち出し有無	あると便利	棚卸しのときに探す手間が減る
ローカル管理者のアカウント	あると便利	誰が設定を変えられるPCかが分かる

パスワードは台帳に書かないでください。台帳は多くの人が開くファイルになりやすく、パスワードの一覧を兼ねると、台帳を見られる人が全員そのPCに入れる状態になります。

Excelで作るときのコツ

1行に1台。1人が2台使っていても行を分けます。人を軸にすると、予備機や共有PCが台帳から抜けます。
「テーブルとして書式設定」にする。行を足しても並べ替えや絞り込みが崩れません。
状態・部署・OSはプルダウンにする（データ → データの入力規則 → リスト）。表記がそろい、台数を数えやすくなります。
変わらない項目と、勝手に変わる項目を分けて考える。機種やシリアル番号は一度書けば済みますが、OSの版・空き容量・利用者・最後に使われた日は、放っておいても変わります。

台帳がすぐ古くなる理由

台帳が古くなるのは、さぼっているからではありません。OSの版や空き容量は毎月のように変わるのに、それを人が見に行って書き写す仕組みになっているからです。台数が20台を超えると、全台を見て回るだけで半日かかります。変わる項目は、PCから自動で集める形に変えると続きます。

台帳を手で更新する代わりに、全PC・サーバーの台数・オンラインかどうか・OS・空き容量・利用者を1画面で見られます（アプリップリキー）。一覧はCSVで出せるので、台帳の更新や棚卸しのために1台ずつ見て回る必要がなくなります。

価格と初月無料を見る資料を見る（PDF）

PC版月1,800円／台（初期費用0円）・サーバー版月20,000円／台。初月無料ではじめられます（税別・目安）

PCの情報をPowerShellで自動で集める

各PCで次のスクリプトを実行すると、PC名・利用者・機種・シリアル番号・OSと版・空き容量が1行のCSVになり、共有フォルダに書き出されます。\\fileserver\pc-ledger の部分は、社内の共有フォルダに置き換えてください。

$cs  = Get-CimInstance Win32_ComputerSystem
$bios = Get-CimInstance Win32_BIOS
$os  = Get-CimInstance Win32_OperatingSystem
$ver = Get-ItemProperty 'HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion'
$c   = Get-CimInstance Win32_LogicalDisk -Filter "DeviceID='C:'"
[pscustomobject]@{
  PC名     = $env:COMPUTERNAME
  利用者   = $cs.UserName
  メーカー = $cs.Manufacturer
  機種     = $cs.Model
  シリアル = $bios.SerialNumber
  OS       = $os.Caption
  版       = $ver.DisplayVersion
  ビルド   = "$($ver.CurrentBuild).$($ver.UBR)"
  空きGB   = [math]::Round($c.FreeSpace / 1GB, 1)
  容量GB   = [math]::Round($c.Size / 1GB, 1)
  取得日   = Get-Date -Format 'yyyy-MM-dd'
} | Export-Csv "\\fileserver\pc-ledger\$env:COMPUTERNAME.csv" -Encoding UTF8 -NoTypeInformation

集まったCSVは、Excelのデータ → データの取得 → ファイルから → フォルダーから（Power Query）で1つの表にまとめられます。次回からは「すべて更新」を押すだけで、新しいCSVの内容に置き換わります。台帳の「変わらない項目」とは、PC名をキーにして結合します。

この方法で残る手間

スクリプトを各PCで実行する必要があります。ログオン時に動くよう、タスクスケジューラに登録する方法もありますが、その登録をPCごとに行います。
社外に持ち出しているPCや、電源が入っていないPCは更新されません。共有フォルダに届かないためです。取得日の古い行が、そのまま「最近つながっていないPC」の目印になります。
結果は、実行したその時点のものです。誰がいつログインしたかまでは分かりません。

複数台を管理用のPCからまとめて集める方法（Invoke-Command）と前提条件は、社内PCのWindows Update適用状況をまとめて確認する方法で説明しています。

台帳を手で更新しなくて済むようにする

Excelの台帳と、1画面で管理する場合

Excelの台帳

OSの版・空き容量・利用者を、人が見に行って書き写す
電源が切れている・持ち出し中のPCは古いまま
誰がいつ使ったかは、台帳からは分からない

1画面で管理する

台数・オンラインかどうか・OS・空き容量・利用者が自動で並ぶ
長く連絡のないPCが一覧で分かる
ログインの記録も同じ画面で探せて、CSVで出せる

アプリップリキーを使うと、アプリップリキーを入れた全PC・サーバーについて、次のことが1画面でできます。

台帳が自動で最新になる：台数、オンラインかどうか、OS、空き容量、利用者が並び、CSVで出せます。台帳のために1台ずつ見て回る必要がなくなります。
使われていないPCがすぐ分かる：24時間通信がないPCは「要確認」になり、7日以上連絡のないPCは一覧で見られます。予備機の数え直しや、リース返却の準備が楽になります。
容量不足や古いOSに先に気づける：PCごとの空き容量や、最新のOSになっているPCの割合が分かり、「遅い」「更新が入らない」と言われる前に手を打てます。
誰がいつ使ったかもすぐ出せる：ログインの記録（日時・利用者・接続元のPC名とIPアドレス・使ったスマホ）を検索してCSVで出せます。取引先や監査で聞かれたときも、そのまま根拠になります。

ADは要らず、ワークグループのPCでもそのまま使えます。管理の機能は、インターネットにつながっているPC・サーバーが対象です。インターネットにつながっていないPCは対象外なので、これまでどおり台帳で管理してください。

さらに、アプリップリキーはPC及びサーバーのログインを本人のスマホを鍵にしたワンタッチログインにします（PC版・サーバー版。リモートデスクトップでのログインも対象）。毎回の操作はスマホでワンタッチなので社員の手間はほとんど増えず、パスワードを知っているだけでは入れなくなります。退職・異動のときは、席まで行かずにスマホの登録を外し、ローカルアカウントを止められるので、台帳の「利用者」を書き換えるのと同じ日に片づきます。PC1台から始められます。

Windowsのログインは、パスワードを知っていれば誰でも本人として入れます

台帳でPCの数と持ち主を正しくつかんでも、ログインがIDとパスワードだけなら、パスワードを知っている人は誰でもそのPCに入れます。台帳が「何があるか」を示すのに対し、2要素認証は「本人しか入れない」状態をつくります。

パスワードだけのログイン

漏れた・推測された・メモを見られたパスワードで、そのまま本人として入れます。記録の上でも本人と区別できません。

2要素認証のログイン

パスワードに加えて、本人だけが持つもの（スマホなど）が必要です。パスワードを知っているだけでは入れません。

VPNや社内Wi-Fiから社内に入られたあと、被害がPC・サーバーへ広がるかどうかは、このログインの部分で決まります。
顔・指紋・PIN（Windows Hello）は、ログインを簡単にする仕組みで、2要素認証ではありません。
2要素認証というと手間が増えそうですが、本人のスマホを鍵にしたワンタッチログインなら、初回の設定のあとはPINもWindowsのパスワードも打たずに、スマホのワンタッチで入れます。長いパスワードを覚えて打つ手間は、むしろなくなります。

PC・サーバーのログインを2要素認証にする方法 ADなしで1台から始める方法

ユーザーアカウントの台帳（誰がどのアカウントを持っているか）は、PCの台帳とは別に考えると整理しやすくなります。アカウントの台帳についてはExcel台帳によるユーザーアカウント管理の限界、ADなしで全PC・サーバーをまとめて管理する方法の比較はADなしでPC・サーバーを一元管理する方法にまとめています。

よくある質問

PC管理台帳には、どんな項目を載せればよいですか

まずは「管理番号・PC名・利用者・機種とシリアル番号・OSとバージョン・購入日またはリース期限・状態（使用中／予備／廃棄）・最終確認日」の8つがあれば足ります。空き容量やOfficeの版、ローカル管理者の有無は、あると便利な項目です。

PC管理台帳はExcelで足りますか

台数が少なく、変化が少ないうちはExcelで足ります。ただし、OSの版・空き容量・利用者・最後に使われた日など「勝手に変わる項目」を手で書き写す運用は、台数が増えるほど追いつかなくなります。変わる項目は、PCから自動で集める形にすると更新の手間がなくなります。

PCの機種やシリアル番号を自動で調べる方法はありますか

PowerShellの Get-CimInstance で、Win32_ComputerSystem から機種と利用者、Win32_BIOS からシリアル番号、Win32_OperatingSystem からOSの名前と版を読み出せます。各PCで実行してCSVに書き出し、共有フォルダに集めると台帳の元データになります。

いまの運用を棚卸ししてみる

台帳の更新のように、PCの数だけ人の手がかかる作業は、ログインの記録や退職者のアカウントの扱いなどにも残っていることがあります。applippliの無料棚卸しでは、10問・約3分で、PCログインまわりの対応状況を「解決済み／一部解決／人手で対応／未解決」に仕分けた一覧にできます。個人情報の入力は不要で、会員登録もありません。

参考・出典

※ 本記事は2026年11月時点の一般的な解説です。画面の名称やメニューの場所は、Windows・Excelの版によって変わることがあります。